Digitalisering på arbetsplatsen

Digitalisering är ett populärt begrepp som används i flera olika sammanhang. Ny teknik och smart teknologi gör möjligheterna med digitalisering oändliga – men vart börjar man? Läs vår guide om digitalisering på arbetsplatsen här!

Att digitalisera på arbetsplatsen kan ge stora fördelar.

Vad innebär digitalisering?

Trots att ordet ’digitalisering’ använts ofta, kan det vara svårt att veta vad begreppet verkligen innebär. Digitalisering kan kortfattat definieras som ”processen att använda digital teknik för att omvandla och förbättra verksamheter, processer och tjänster”.

Det är en bred definition – men digitalisering är också ett koncept som är applicerbart på en mängd olika processer, funktioner och flöden. Genom digitalisering omvandlas analoga och manuella arbetsflöden till digitala. Detta möjliggör bland annat ökad effektivitet, snabbare informationsflöden och nya sätt att skapa värde.

Det är viktigt att komma ihåg att digitalisering handlar både om att integrera tekniska verktyg, som molntjänster, dataanalys och automatisering, och om att förändra arbetssätt och organisationer för att möta framtidens krav på flexibilitet, innovation och kundanpassning. Attityden till digitalisering är därför en viktig del i resan – digitalisering handlar inte om att ersätta medarbetare, utan att göra arbetsvardagen lättare!

Varför ska man digitalisera?

Det finns många fördelar med att digitalisera på arbetsplatsen: Genom att integrera digitala verktyg i den dagliga verksamheten kan företaget optimera sina processer, minska mängden manuellt arbete och frigöra tid för strategiska insatser.

1. Ökad effektivitet

Öka effektiviteten med digitalisering! Genom att digitalisera manuella processer kan utvalda arbetsflöden automatiseras och göras snabbare. Det minskar tiden som läggs på repetitiva uppgifter och frigör resurser till mer värdeskapande arbete.

2. Bättre datadrivna beslut

Digitalisering kan ge tillgång till stora mängder data som kan analyseras för att få insikter och fatta mer välgrundade beslut. Genom digitala verktyg blir det lättare att övervaka och justera processer i realtid – vilket leder till fler förbättringar!

3. Flexibilitet och samarbete

Digitalisering handlar även om samarbete och de digitala verktyg man kan använda för att främja detta. Med digitala samarbetsverktyg kan medarbetarna exempelvis enkelt arbeta tillsammans oavsett var de befinner sig. Detta underlättar distansarbete och ökar flexibiliteten, vilket är särskilt värdefullt i dagens arbetsklimat.

4. Förbättrad arbetsmiljö

Digitalisering kan förbättra arbetsmiljön! Genom att minska manuella och repetitiva arbetsmoment skapas en bättre arbetsmiljö där medarbetare kan fokusera på kreativa och strategiska uppgifter. Det kan leda till ökat engagemang och högre arbetsglädje – och bättre prestationer.

5. Kostnadsbesparingar

Det finns självklart möjlighet att göra kostnadsbesparingar med digitala hjälpmedel och verktyg. Digitalisering kan exempelvis minska behovet av fysiska resurser och minska kostnader för administration och underhåll av manuella system. Det kan också bidra till bättre resursanvändning och minskade driftkostnader på lång sikt.

6. Ökad kundnöjdhet

Digitalisering har även en positiv påverkan på företagets externa intressenter, som kunderna. Digitala system kan göra det möjligt att snabbare och mer exakt svara på kunders behov. Snabbare processer, bättre kunddata och automatisering leder till att företaget kan leverera en mer anpassad och smidig kundupplevelse.

7. Framtidssäkra verksamheten!

Digitalisering gör det enklare att anpassa sig till tekniska framsteg och förändringar på marknaden. En digitaliserad arbetsplats står bättre rustad för framtida utmaningar och kan snabbt implementera nya verktyg och metoder. Som tidigare nämnt är attityden till digitalisering en viktig del av en lyckad digitaliseringsresa – se till att få med medarbetarna!

Hur kan man digitalisera på arbetsplatsen?

Beroende vad det är som ska digitaliseras – en process, en arbetsuppgift eller någonting annat – finns olika verktyg och tillvägagångssätt. Men gemensamt för dessa, är att det krävs en del planering för att uppnå önskat resultat.

Definiera digitaliserings-initiativets mål och syfte

Börja med att klargöra vad digitaliseringsprojektet ska uppnå: Är målet att öka effektiviteten, förbättra kundupplevelsen, minska kostnader eller förbättra medarbetarnas arbetsmiljö? En tydlig målbild hjälper projektets involverade att hålla fokus och mäta framstegen. Dessutom blir det lättare att skapa en tidsplan.

Genomför en nulägesanalys

Det kan vara en bra idé att ta reda på var företaget står idag i sin digitala utveckling. Kartlägg nuvarande system, arbetsflöden och utmaningar. Detta kan göra det lättare att identifiera områden där digitalisering kan skapa värde och var företaget eventuellt har tekniska eller organisatoriska luckor.

Involvera medarbetare och intressenter

Engagera medarbetare från olika avdelningar för att förstå deras behov och önskemål. Medarbetarnas input är avgörande för att utforma lösningar som fungerar i praktiken och för att skapa engagemang inför förändringen. Som tidigare nämnt är attityden till digitalisering en viktig del i processen.

Skapa en roadmap

Utveckla en detaljerad plan över projektets faser och milstolpar. Roadmapen bör täcka tidpunkt för implementering, ansvarsområden och tidslinje för varje steg. Prioritera de viktigaste åtgärderna först och säkerställ att planen är flexibel för att kunna hantera förändringar.

Bestäm budget och resurser

Analysera och bestäm vilka resurser, både ekonomiska och personella, som krävs för att genomföra projektet. Utvärdera om företaget har de interna resurser som behövs eller om vissa delar av projektet behöver outsourcas till externa experter.

Välj rätt teknik och verktyg

Utforska tekniska lösningar som passar företagets behov och mål. Se till att den teknik som väljs är kompatibel med befintliga system och att den är skalbar för framtida behov. Välj lösningar som är användarvänliga och har bra support och utbildningsmöjligheter. Low-code lösningar har visat sig vara både kostnadseffektiva och enkla att använda.

Planera för utbildning och förändringshantering

Digitalisering innebär ofta nya arbetssätt, vilket kan kräva en del utbildning. Planera för att ge medarbetarna tillräckligt stöd och utbildning i de nya systemen, och använd förändringshantering för att underlätta anpassningen.

Testa och optimera

Innan full implementering, testa digitaliseringslösningen i liten skala och gör nödvändiga justeringar baserat på feedback. Att genomföra ett pilotprojekt kan hjälpa till att identifiera problemområden och ge värdefulla insikter innan en bredare lansering. Med digitaliseringslösningar som EasyLogic ges alltid möjlighet att testa och utföra ändringar innan launch.

Glöm inte att följa upp och utvärdera resultatet!

Efter implementeringen, se till att följa upp och mäta projektets effekt på företagets mål. Analysera hur digitaliseringen påverkat effektiviteten, undersök kundnöjdheten eller andra mätvärden. Utvärdera om ytterligare optimeringar behövs för att maximera nyttan.

Kom ihåg att digitalisering är en pågående process. Företaget bör ha en strategi för att regelbundet utvärdera och uppdatera de digitala verktygen och processerna för att följa med i teknikutvecklingen och anpassa sig till nya behov.

Exempel på digitalisering:

---

Börja digitaliseringsresan på arbetsplatsen redan idag!

Minska mängden pappersarbete och manuella processer! En bra digitaliseringslösning kan skräddarsys efter de unika behov som finns – och vidareutvecklas över tiden. Är du nyfiken på hur man kan kommer igång med EasyLogic? Kontakta oss så berättar vi mer!