De flesta som tänker på Warehouse Management System kanske föreställer sig ett avancerat system som hanterar inventarier på enorma lager, där tusentals produkter hanteras dagligen. Men faktum är att lagerhanteringen lätt blir komplex även för små företag med begränsad lagerstorlek. Så hur kan mindre företag hantera sina lager på ett smidigt och prisvärt sätt? Läs mer om WMS för mindre företag här!

Vad är ett WMS?

WMS är en förkortning av Warehouse Management System – vilket kan översättas till lagerhanteringssystem på svenska. Detta system är egentligen en mjukvara som hjälper till att hålla koll på lagret innehåll, samt optimera och effektivisera processerna. Beroende på vilket WMS man väljer kan man få olika funktioner, men några av de vanligaste funktionerna är:

Ankommande produkter & Inventering: Denna funktion håller koll på vilka varor som finns i lager, vart på lagret dessa är placerade, samt hur många exemplar av varje produkt som lagerhålls.

Lagerplatshantering: Denna funktion tilldelar varor optimala platser i lagret för att maximera utrymmet och underlätta plockningen för lagermedarbetarna.

Orderhantering & utgående leveranser: Denna del hjälper till att ta emot och hantera order, skapa plocklistor och optimera plockvägarna. Den håller koll på vilka produkter som lämnat lagret.

Kvalitetskontroll: Spårar batchnummer, utgångsdatum och andra kvalitetsattribut för att säkerställa att rätt produkter levereras.

Rapportering: Ett WMS kan också generera rapporter om lagernivåer, prestanda och andra viktiga KPI:er – de flesta siffror i realtid.

Det finns en uppsjö av olika alternativ när det gäller Warehouse Management System – men många riktar sig mot större företag och kan därför vara både komplexa att implementera, och kostsamma att använda. Det kan därför vara en bra idé att välja ett WMS anpassat för mindre företag – som är lättanvänt och smidigt men med skalbara funktioner.

Varför bör även mindre företag använda ett lagerhanteringssystem?

Även om stora företag drar tydliga fördelar av att ha ett bra WMS på plats, kan ett passande WMS underlätta även för småföretag. Några av utmaningarna som mindre företag ofta upplever, är tidsbrist och känslighet för höga kostnader. Genom att implementera ett lagerhanteringssystem har man möjlighet att bättre fördela tid och resurser – och även utföra förbättringar inom lagerhanteringen. Nedan är några av fördelarna för mindre företag att använda ett WMS:

Ökad effektivitet: Genom att automatisera många processer och optimera arbetsflöden kan ett WMS avsevärt öka effektiviteten i lagerverksamheten. Detta kan spara värdefull tid, men även andra resurser, vilket blir märkbart även för mindre företag.

Minskade kostnader: För mindre företag är varje misstag extra kostsamt. Ett Warehouse Management System kan bidra till att minska kostnader genom att reducera fel, optimera lagerutrymme och förbättra lageromsättningen.

Bättre kundservice: Kundernas förväntningar är höga, oavsett företagets storlek. Med ett WMS kan man ge kunderna mer exakt information om leveranstider och spåra deras order i realtid. Dessutom är det lättare att se vad som gått fel, när olyckan är framme.

Förbättrad lagernoggrannhet: Även om lagret är litet, är det lätt att det sker fel eller missförstånd. Ett WMS hjälper till att minska antalet lagerfel och säkerställer att rätt produkter finns på rätt plats.

Ökad flexibilitet: Mindre företag har ofta ambitionen att växa – och med det växer även lagrets storlek. Ett smart WMS kan anpassas till olika typer av lager och verksamheter, med kompletterande funktioner och användningsområden.

Att välja rätt WMS för mindre företag

Hur väljer man WMS som mindre företag? Det finns många olika system på marknaden, och varje företag har sina unika behov.

Följande tips ger en överblick över hur man kan påbörja processen att välja ett passande WMS:

Identifiera behoven

Ett bra första steg är att identifiera vilka behov som finns – och sålla bort de WMS som inte tillhandahåller de funktioner som krävs. Utgå från flera faktorer, som exempelvis:

Storlek och komplexitet – Den befintliga lagerstorleken, och vilken typ av produkter som hanteras.

Önskad funktionalitet – Funktioner som behövs, och eventuella integrationer med andra system.

Möjlig skalbarhet – kompletterande funktioner, volymkapacitet.

Bestäm budget

Som med många andra investeringar är det budgeten som till stor del avgör vilken lösning som passar företaget bäst. Därför är det en god idé att tidigt i projektet se över vilken budget som finns för ett lagerhanteringssystem – både den initiala kostnaden och eventuella löpande kostnader såsom licenser och underhåll.

Glöm inte ROI aspekten - med effektivisering och automatisering kan man få igen investeringen relativt snabbt, med rätt WMS på plats.

Användarna i fokus

Användarvänligheten bör alltid tas i beaktande, men kan variera lite beroende på hur erfarna de tilltänkta användarna är med lagerhanteringssystem sedan tidigare. Det är viktigt att personerna i beslutande ställning har slutanvändarna i åtanke – då dessa ska använda systemet dagligen. Gränssnittet bör vara intuitivt och lätt att använda.

En annan del av användarvänligheten är utbildning och support – kontrollera om det finns möjlighet till utbildning av nya användare i systemet, och tillgänglig support för eventuella frågor. Risken blir annars att kunskap går förlorad när personer lämnar företaget – och man kan missa viktiga detaljer som gör WMS:et effektivt.

Flexibilitet och anpassningsförmåga

Vissa företag har ett behov av ett mer flexibelt lagersystem, med fler skräddarsydda funktioner. Kontrollera att det tilltänkta WMSet kan konfigureras på önskat sätt. Dessutom är det en god idé att se över möjliga integrationer, gör en lista över de system som det nya WMS:et behöver integreras med för att få en bra bild.

Vem är leverantören?  

Lovar leverantören av lagerhanteringssystemet guld och gröna skogar, eller får ni en realistisk bild av både utmaningarna och möjligheterna med systemet? Läs recensioner eller kund-case för att få en bättre översikt – och kika gärna med branschkollegor.

Den fortsatta supporten är också viktig. Även om leverantören har en bra produkt, krävs också gedigen erfarenhet för att kunna tillhandahålla service och support för att lagerhanteringen ska ske smidigt i praktiken. Se till att ni har ett stabilt avtal även för kundsupport, och be gärna om referenser från andra företag som redan använder systemet.

WMS i molnet eller lokalt?

Vill ni ha lösningen i molnet eller lokalt? Detta är en frågeställning som blivit alltmer aktuell, och även om beslutet inte nödvändigtvis avgör huruvida WMSet blir en framgång eller inte, så finns det tydliga fördelar med båda alternativ. Det är därför viktigt att ha denna frågeställning i åtanke, innan ett slutgiltigt beslut fattas.

Ett molnbaserat WMS innebär oftast en flexibel lösning, som dessutom är lätt att både underhålla och skala upp. Det är en passande lösning för mindre företag som har ambitionen att växa över sikt – men som kanske saknar tid eller interna resurser för att ta hand om den fysiska hårdvaran.

Ett lokalt WMS ger användaren mer kontroll över den data som finns – och för vissa ger detta en känsla av trygghet. Detta kräver dock mer IT-kunskap, gärna en dedikerad resurs inom företaget.

Ett WMS är ett oumbärligt verktyg för företag som vill optimera sin lagerhantering, minska kostnader och förbättra kundservicen. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi kan förenkla processer och flöden på ditt lager!

Vill du veta mer om hur man kan automatisera flöden och processer? Kontakta oss!